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关于2018年 涉企档案行政执法检查工作情况的报告(2018/07/27)
时间:2018-07-27 来源: 文字大小:

按照《市档案局2018年行政执法检查计划》要求,市档案局于2018年5月开展涉企档案行政执法检查。现将检查情况报告如下:

一、行政执法检查开展情况

    按照“双随机、一公开”要求,市档案局确定执法人员尉佳欢、马媛分别对沈阳地铁集团有限公司、沈阳(机床)集团有限责任公司、沈阳市城建房地产开发有限公司、北方重工集团有限公司等4家企业开展档案行政执法检查。并经研究讨论,确定本次行政执法检查内容,主要有:1.落实档案集中统一管理情况;2.档案工作规章制度建立情况;3.档案安全保管情况;4.国家档案局9号令落实情况;5.国家档案局10号令贯彻落实情况。

同时,市档案局就我市企业档案行政执法检查事宜向市政府法制办进行了书面报告,并根据市政府批文,下发了《关于对沈阳市城建房地产开发集团有限公司等4家企业开展档案行政检查的通知》(沈档办发〔2018〕5号)。通知中明确了检查范围、检查内容、检查工作的要求等事项,提出了受检单位要认真对照检查内容自查本单位档案工作情况,查找存在的问题。

本次行政执法检查,执法人员严格按照《沈阳市档案局行政检查规定》,遵循执法流程,规范执法文书,检查反馈意见做到及时送达。同时对4家受检企业分别建立了行政执法检查卷宗。

二、企业档案工作基本情况

    在检查中,检查组认真听取了4家受检单位落实档案集中统一管理等5个方面的情况汇报,并对档案库房、阅档室等场所进行了实地查看。总体情况如下:

1.落实档案集中统一管理情况

各单位领导普遍认识到在新的历史条件下做好档案工作的重要性、必要性和紧迫性,依法管理档案的意识明显增强。能够根据《企业档案工作规范》,加强档案管理工作的组织和领导,落实档案工作人员和相关责任,强化业务档案管理工作。4家单位都实现了档案集中统一管理,保证了档案收集完整。

2.档案工作规章制度建立情况

各单位高度重视档案管理工作,始终将档案管理工作纳入日常工作日程。以分管办公室副总经理(办公室主任)为档案总负责人,各部室负责人为本部门档案第一责任人,实现档案目标管理工作的统一领导、统一规划,形成管理网络。各单位能结合本单位、本行业的工作实际,建立和完善了相关档案管理规章制度,在档案管理中发挥着较好的作用。

3.档案安全保管情况

各单位领导对档案安全管理的重要性认识明确,高度重视档案室和档案库房的建设,部分条件较好的单位配备较齐全的档案设施、设备。对照档案规范管理要求基本做到了防火、防盗、防潮、防水等,确保档案的实体安全。其中,沈阳市城建房地产开发有限公司通过自查,发现档案库房设备设施不规范,存在安全隐患,在我局工作人员的指导下,安装了监控、安全护栏、阻燃窗帘等,完善了档案库房的设备设施。在执法检查过程中,沈阳市城建房地产开发有限公司档案安全保管情况得到了极大改善,保障了档案实体安全。

4.国家档案局9号令落实情况

各单位管理类档案均按有关规定收集、整理完毕,并于本单位档案库房保管,没有移交沈阳市档案馆。

5.国家档案局10号令贯彻落实情况

受检单位依据本单位实际,已全部制定完成本企业《文件材料归档范围和档案保管期限表》。同时,由企业各部门依据本企业《文件材料归档范围和档案保管期限表》分别收集本部门归档文件材料,划定档案保管期限。

三、企业档案工作存在问题 

通过行政执法检查发现,各单位档案管理工作虽然取得一定成绩,但还存在明显不足:

1.个别单位档案安全保管意识有待提高;

2.档案管理人员培训有欠缺;

3.声像、基建、设备等档案收集、整理工作规范化程度不高;

4. 企业档案信息化建设工作相对滞后。

四、加强企业档案工作的意见和建议

1.各单位应认真贯彻落实国家档案局第9号令,做好管理类档案向沈阳市档案馆移交的准备工作

2.提高科技档案规范化管理水平。

3.加强对企业档案管理人员的培训,适应企业档案工作发展的需要。

4.大力推进企业档案数字化、信息化工作。

5.强化档案安全意识,确保档案的绝对安全。

 

 

                                沈阳市档案局

                               2018年7月25日