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解读《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》(2018/08/10)
时间:2018-08-10 来源: 文字大小:

   近年来,城市轨道交通迅速发展,并成为城市建设的重要组成部分。2017年8月2日,《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》(DA/T 66—2017)正式发布,并于2018年1月1日起正式实施。
    制定背景和意义

    2014年4月,广州地铁集团有限公司(原广州市地下铁道总公司)、广东省档 案局、广州市档案局、深圳市城建档案馆 等单位共同起草的《城市轨道交通工程 文件归档要求与档案分类规则》(DB44/ T 1308—2014)被广东省质量技术监督局 批准成为广东省地方标准。为统一规范国 内城市轨道交通工程文件归档要求与档案 分类规则,确保城市轨道交通工程档案的 完整、准确、系统,也为了使档案信息资源 能够在更大范围内交流共享,并使之更好 地服务城市建设和管理,2014年8月,广东 省档案局与广州地铁集团有限公司联合向 国家档案局申请将《城市轨道交通工程文 件归档要求与档案分类规则》列入档案行 业标准制定计划并于11月获得批准。

    为了充分汲取全国地铁行业档案管理 的优秀经验,广东省档案局和广州地铁集团 有限公司组织了来自全国7个城市13家单位 的28位相关业务骨干组成标准编写组,以 DB44/T 1308—2014为基础,充分吸收和借 鉴各城市地铁建设单位和部分参建单位的经 验,并将标准名称修改为《城市轨道交通工 程文件归档要求与档案分类规范》,使其内容更丰富、操作性更强、适用范围更广。

    该标准的发布,对规范我国城市轨道 交通工程档案工作、提升城市轨道交通工 程文件归档质量与档案管理水平具有很强 的指导作用。

    特色与创新

    1.与同类标准对比

    与同类标准,如《国家重大建设项目 文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)和《城市轨道交通工程档案整 理标准》(CJJ/T 180—2012)相比,《城市 轨道交通工程文件归档要求与档案分类规 范》(DA/T 66—2017)有以下异同:

    (1)适用范围基本相同

    DA/T 28—2002适用于国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等; CJJ/T 180—2012和DA/T 66—2017都适 用于国内新建、扩建、改建的城市轨道交 通工程。

    (2)主要内容不同

    DA/T 28—2002主要是规范建设项目文件归档要求与档案整理;CJJ/T 180—2012主要是规范城市轨道交通工程档案整 理;DA/T 66—2017则主要是规范城市轨 道交通工程文件归档要求与档案分类。

    (3)表现形式不同

    DA/T 28—2002和C J J/T 180—2012采用的是文字条文式、表格式;DA/ T 66—2017则采用文字条文式、图示式 和表格式。

    2.创新点 

    (1)研究对象 

    该标准以城市轨道交通线路的前期、施工、监理和验收为对象,进行分类编号 研究,与城市轨道交通企业或相关档案保 管单位原有档案分类加以区分,有效解决 了标准分类与各单位原有档案分类的冲突 和矛盾,减少了标准推广应用中的难题,拓 宽了标准的使用范围。

    (2)表现形式

该标准创新性地用图表的方式解析了工程建设过程的关键节点,理清节点和 应归档文件之间的对应关系。同时,列出详细的文件归档范围及保管期限表,提高了 标准在实际工作中的可操作性。

    (3)标准内容

    该标准对国内城市轨道交通工程归档文件形成过程的质量控制、文件归档范围、档案保管期限和档案分类提出了规范要求。在档案分类与编号方面,针对城市 轨道交通工程的建设特点,按照系统性、前瞻性、相对稳定性等原则进行档案类目 设置研究,规范档号编制方法。同时,结合不同的管理模式,给出不同的分类编号方式,满足建设公司、运营公司使用需求,增加了标准使用的灵活性。

    部分重点条文解读

    1.总则

    主要是对城市轨道交通工程文件的 形成、积累、收集、整理、归档工作提出总体要求;界定建设方、监理方及参建方的工作范围及管理职责;对应归档文件的形成 和移交提出具体的时间要求;对电子文件 的归档作出原则性规定。

    2.文件归档范围及保管期限

    用通俗易懂的图示方式,将工程建设各关键环节与归档范围进行关联和指引, 帮助使用者更好地理解和使用该标准。附 录A的每项归档范围同时也给出了各单位的保管期限,满足了使用者的需求。

    3.归档质量要求

    该标准分别对纸质文件、音像文件和电 子文件的归档质量提出要求。其中,对归档 电子文件形成条件的要求更加具体、更加明 确。同一城市轨道交通工程建设单位和参 建单位使用统一的工程管理信息系统,且同时满足下列9项条件,则工程形成的电子文件可直接归档形成电子档案:使用的工程管 理信息系统符合国家信息系统安全性、可靠性管理相关标准、规范的要求,有完善的安全管控、数据管理、运行维护、应急管理等 管理机制;工程管理信息系统具有统一的认证入口,具备身份验证和访问控制功能,有 用户权限管理机制,建设单位和参建单位通 过认证服务实现身份信息验证;能按GB/T18894给出的相关要求,形成、收集、整理、 归档电子文件及其元数据;能以单个流式文 档集中记录电子文件拟制、办理过程中对其 进行的全部修改;能按内置规则自动命名、 存储电子文件及其组件,保持电子文件内在 的有机联系,建立电子文件与元数据之间的 关联关系;能按标准生成电子文件及其元数 据归档数据包,或向归档接口推送电子文件 及其元数据;设定经办、审核、审批等必要 的审签程序,能对已收集、积累的电子文件 的所有操作进行跟踪、审计;电子档案管理 系统的安全管理应参照《档案信息系统安 全等级保护定级工作指南》及涉密计算机信 息系统分级保护等规定执行;按相关规定建 立电子档案备份制度,能够有效防范自然灾 害、意外事故和人为破坏的影响。

    4.档案分类与编号

    针对城市轨道交通工程的特点,该标 准按照系统性、扩充性、相对稳定性等原则 进行档案类目设置研究,并规范档号编制方法。结合不同的管理模式,对工程施工类、工程监理类类目设置2种不同的分类编 号方式。

    (1)分类编号主要原则

    ①系统性,以城市轨道交通工程为对 象,根据工程建设的程序与施工特点,综合 考虑归档文件的来源、专业和载体类型等因 素,设置类目层级,设置相应的编号。

    ②扩充性,参考各城市轨道交通线网的规划和 建设,充分考虑轨道交通线路的拆解、延长 和站点调整,以及新型轨道交通系统建设 等需要,类目设置及档号编制均应预留适 当的递增容量,以便满足档案扩充的需要。

    ③相对稳定性,以类目号为固定编号,各使用单位可根据实际情况,合理设置类目编 号。为避免项目档案分类混乱,或出现档号重号、缺号现象,编号一经确定,一般不应 随意改变,否则不利于档案的保管与利用。

    (2)档案类目与代码设置

    城市轨道交通线路档案分为前期管 理类、勘测设计类、工程施工类、工程监理 类、验收管理类、科研开发类、特殊载体类7个一级类目。工程施工类和工程监理类类 目设置有2种方式,使用者可根据工程建设 实际情况灵活选用。代码设置应遵循以下 规则:①各层级类目代码均为2位阿拉伯数 字,不足2位用“0”补齐,从“01”编起,依次 递增至“99”止。各层级类目代码均为固定 编码,使用单位不应随意改变。②不能满足 实际需要时,可在相应层级类目后增设新 的类目或层级,并按顺序续编类目代码。

    (3)档案号的编制

    档案号结构为:类别号+项目号+类目 号+案卷号。类别号、项目号、类目号之间 用“·”进行分隔,案卷号和类目号之间用 “-”进行分隔。

    注意事项

    使用该标准时,应注意处理好以下几方面的关系:

    1.与相关标准的适用和参考关系

    在编写过程中,该标准引用了《科学技术档案案卷构成的一般要求》(G B/ T 11822)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)、《城市轨道交通工程基本术语标准》(GB/T 50833—2012)、《建设电子文件与电子档案管理规 范》(CJJ/T 117)、《档案工作基本术语》(DA/T 1—2000)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28—2002)、《电子档案管理基本术语》(DA/ T 58—2014)等标准的部分条文,这些标准 与该标准存在适用关系,可直接套用。

    另外,该标准与《照片档案管理规 范》(GB/T 11821—2002)、《电子文件管 理系统通用功能要求》(GB/T 29194)、《建设工程文件归档整理规范》(G B/ T 50328—2014)、《城市轨道交通建设 项目管理规范》(GB 50722—2011)、《城 市轨道交通工程档案整理标准》(CJJ/T180—2012)、《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T 187—2012)、《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)、《档案信息系统运行维护规范》(DA/T 56)为参考关系, 使用时仅作为参考之用。

    2.与各地档案行政管理部门要求之间的关系

    档案行政管理部门要按该标准执行 相关要求,从而才能保持指导要求与标准 要求的一致性。如档案行政管理部门的指 导要求与该标准要求不一致,轨道交通建 设单位要与档案行政管理部门相互协商并 达成一致,避免多重标准。

    3.与各单位档案综合管理分类体系的关系

    该标准虽然是工程项目档案分类,但 与各单位综合管理分类并不冲突。有些轨 道交通建设单位综合档案分类与该标准是 一致的;有些单位虽然不一致,但原有的 档案综合管理分类方案可扩展,也不影响 该标准的使用。

    值得注意的是,单位原有的档案综合 管理分类方案中,“轨道交通工程”已经设 类并确定的代号或代字应尽可能与该标准 保持一致;若不一致,可通过2套分类体系 互见的方法进行弥补。

文/钟伦清  林惠燕  陈炳新  王彩虹

 作者单位:广东省档案局、广州地铁集团有限公司